¿Qué es un Archivo y cuáles son sus funciones?

Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como de la conservación y uso de los documentos provenientes de los archivos de gestión y periféricos e intervenir en su transferencia y eliminación en coordinación con el AGN.

¿Cuántos niveles de archivo existen?

Tiene 03 niveles:
• Archivo de Gestión o Secretarial
• Archivo Periférico
• Archivo Central

¿Qué es un documento?

Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona física o jurídica, una institución, asociación, etc., que puede ser de carácter público o privado, realizan como consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones.

¿Qué son documentos no archivísticos?

Son aquellos documentos que no han sido generados en el cumplimiento de funciones de una organización, pero que se insertan en la gestión para contribuir con la toma de decisiones.

¿Cómo se organizan los archivos?

La organización de documentos archivísticos, consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones o procedimientos orientados a la clasificación, la ordenación y la signatura o codificación de los documentos.
Es la forma como se disponen los documentos para su localización y recuperación inmediata de la información.
La Organización Documental comprende: La Clasificación, el Ordenamiento y la Signatura.
En la clasificación se identificarán las series documentales y se establecerán criterios uniformes.

¿Cómo se realiza una foliación de documentos?

Conforme indica la Directiva N° 006-2019-AGN/DDPA: "Lineamientos para la foliación de documentos archivísticos de las entidades públicas:
• El número de folio se registra en la parte superior derecha de cada hoja que conforme la unidad documental.
• La foliación manual debe efectuarse con lapicero de color azul, en caso contrario según lo dispuesto por las normas internas de la entidad.
• La foliación se realizará en números (ver anexo 1) y debe ser legible, sin enmendaduras, sobre un espacio en blanco.
• Los documentos archivísticos son compaginados siguiendo el orden regular del procedimiento que lo genera, formando cuerpos correlativos que no excedan de doscientos folios, salvo que mediante normas de gestión se estipule lo contrario.
• En caso el expediente supere los doscientos folios, mantiene su integridad, conformando tomos, los cuales deben mantener su foliación correlativa, donde el segundo tomo continúe la foliación del primero y así sucesivamente.

¿Cuáles son los Procesos Técnicos Archivísticos?

a. Organización
b. Descripción
c. Selección
d. Conservación
e. Servicio

¿Qué es Gestión Documental?

Entendemos por Gestión Documental al conjunto de normas técnicas y prácticas utilizadas para administrar el flujo de documentos en una institución.

¿Qué es un PCDA?

El Programa de Control de Documentos Archivísticos, es un documento de gestión archivística que determina las agrupaciones documentales (fondo, sección y serie) y establece los valores y periodos de retención de cada una de las series documentales de una entidad del sector público. Está conformado por la Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD), Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (TRDA) y el índice Alfabético (IA).

¿Qué es una serie documental?

Serie documental, es el conjunto de documentos que poseen características comunes, el mismo tipo documental (informes, memorandos, libros de contabilidad, etc.) o el mismo asunto y que, por consiguiente, son archivados, usados y pueden ser transferidos, conservados o eliminados como unidad.

¿Qué es la descripción de documentos?

Es el Proceso de análisis de los Documentos de archivo, para facilitar su localización y consulta, es decir, se entiende como la fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.

¿Qué es la Digitalización de Documentos?

Es un proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de equipos escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital.

¿Qué es un archivo electrónico o digital?

Documento y objeto digital, que puede tomar la forma de una imagen, texto, multimedia, mensaje de datos u otro; que ha sido generado, enviado, recibido, almacenado o comunicado en medios electrónicos, ópticos o similares; que debe reunir las condiciones que permitan su conservación en el mismo formato, lectura, distribución o la conversión al momento de su migración o renovación.

¿Qué es un documento electrónico?

El documento electrónico debe entenderse como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, con eficacia Probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica.
Documento electrónico es aquel contenido en un soporte electrónico (algún aparato electrónico auxiliar) que, para su visualización requiere una pantalla textual, una pantalla gráfica, y/o unos dispositivos de emisión de audio, vídeo, etc; según el tipo de información que contenga. En algunos casos también se precisa la mediación de un ordenador (cuando la información está digitalizada), en otros no (si se trata de información analógica)

¿Qué es un documento digital?

Un documento digital es la representación en medio digital de un documento, contenido, textos, imágenes, sonidos, videos.
Un documento digital tiene información codificada en bits y para leer, visualizar o grabar la información se precisa de un dispositivo que transmita o grabe información codificada en bits. Al representarse digitalmente, los datos de entrada son convertidos en dígitos (0,1) inteligibles para la máquina y no para los sentidos humanos.

¿Qué son metadatos?

Los metadatos identifican el fichero con la información descriptiva del documento de archivo que ha sido digitalizado; para facilitar su recuperación, distribución y recreación.

¿Qué es Ecofirma?

EcoFirma es un sistema de gestión documental digital, con una estructura diseñada para almacenar, administrar y controlar el flujo de documentos dentro de una empresa, sin importar el tamaño de esta. La plataforma EcoFirma se encuentra en ambiente web, contando con la modalidad de instalación On-Premise o Cloud.

¿Cuáles son las más recientes normas del Sistema Nacional de Archivos?

RJ_N°023-2019-AGN-J1 GUIA PARA ARCHIVOS REGIONALES 2019 (Descargar)

DIRECTIVA_N°_001-2018-AGN-DAI ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS 2018 (Descargar)

RJ_N°025-2019-AGN-J3 ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS DE GESTION 2019 (Descargar)

RJ_N°021-2019-AGN-J1 NORMAS PLAN ANUAL DE ARCHIVOS 2019 (Descargar)

RJ_N°028-2019-AGN-J1 PCDA 2019 (Descargar)

RJ_N°026-2019-AGN-J DIRECTIVA DE FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS 2019 (Descargar)

DIRECTIVA DE ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS 2018 (Descargar)

RJ_N°027-2019-AGN-J SUPERVISION Y ASESORAMIENTO 2019 (Descargar)

RJ_243-2018-agn-j COMERCIALIZACIÓN DE DOCUMENTOS ELIMINADOS 2018 (Descargar)

RJ_179-2019-AGN-SG NORMAS ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS 2019 (Descargar)

DIRECTIVA DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS 2019 (Descargar)

RJ_N°022-2019-AGN-J TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS 2019 (Descargar)

DIRECTIVA DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS 2019 (Descargar)

DIRECTIVA 012-2019-AGN NORMA VALORACIÓN DOCUMENTAL EN LA ENTIDAD PÚBLICA (Descargar)